📢 Сергей Кожухов, креативный директор АНО РЦ «Вместе»:

«В середине прошлого года, когда трава была зеленее, а требования к отчетности проще, мы лениво размышляли о будущем. В планах были и освоение нового вида деятельности, для которой требовалась отдельная организация, и фонтан идей по новым проектам. Команда также лениво перекидывалась задачами в рабочих чатах, мы писали новые идеи в рабочих чатах и хранили документы, да, в рабочих чатах. Все вроде работало, однако бывало документы терялись, бывало задачи не выполнялись, а идеи конечно забывались.

Нам повезло испытать священный ужас, представив картинку ближайшего будущего (а не оказаться в нем), когда мы неспособны сориентироваться в хаосе проектов и задач. Мы поняли — без системы управления задачами невозможно контролировать процессы, и в этот момент мы наткнулись на «Технологии Добра» с ворохом сервисов с очень лояльными для НКО предложениями. Сначала мы изумленно задались вопросом: «А что так можно было? Почему раньше никто такого не делал!». А дальше мы почувствовали себя школьниками в пекарне — мы хотели попробовать все, уже даже не задумываясь, действительно ли тот или иной сервис нам нужен.

▶ Первым сервисом был Weeek (или у нас просто — Вика). Нам понравился интерфейс, функционал и специальные условия для НКО. Процесс обучения и перехода занял у нас почти полгода. Главная причина — полное изменение рабочих процессов внутри команды. Мы наступили на классические грабли: если изначально не продумать рабочие процессы, изменить их постфактум будет крайне сложно. Команде тяжело отвыкнуть от привычных чатов, стикеров по всему столу и монитору, ведению задач по разрозненным проектам в виде простых списков в ежедневнике.

Тем не менее мы справились, и вот что получилось в итоге:

• Разграничили все задачи по проектам и процессам;
• Видим загрузку каждого члена команды и можем правильно расставлять приоритеты;
• Кураторы проектов отслеживают проект в диаграмме Ганта;
• SMM-специалисты планируют публикации в режиме отображения месяца (прощай, контент-план в табличках!);
• Специалисты по документообороту работают с привычными списками или отсматривают задачи по дням;
• Обсуждаем задачи прямо в комментариях, это спасает от бесконечных поисков в чатах: все обсуждения остаются прямо в задаче;
• У нас появились регламенты, шаблоны и инструкции от писем до технических заданий во внутренней базе знаний, чтобы ничего не терялось.

▶ Следующим сервисом мы подключили бота-консультанта от Twin и потихоньку переходим в отслеживание запросов со всех каналов связи через один сервис. В планах — избавиться от постоянных «Напиши нам в Телеграм» или «напишите вот тому-то, он занимается данным направлением». Кажется, без Twin мы теряли в конверсии...

▶ А потом мы попробовали нормативную базу для НКО, сервис рассылок и наконец остановились, потому что осознали — не надо жадничать и решили внедрять сервисы постепенно и вдумчиво. Вот к чему приводит обладание рогом изобилия!

Мы бы еще и LemonPie подключили, если бы и так им несколько лет не пользовались :).

Главный вывод, который мы сделали, внедрив новые инструменты цифровизации — не откладывать! Мы чуть не споткнулись о собственный рост. Если бы начали думать об организации процессов с использованием облегчающих работу сервисов раньше, то переход дался бы нам проще».