Отчёт по гранту — тот самый документ, о котором вспоминают заранее, но всё равно в какой-то момент собирают в спешке.

Кто-то ищет старую таблицу. Кто-то вспоминает, сколько участников было на мероприятии. Кто-то пишет коллегам: «Пришлите, пожалуйста, фотографии и ссылки, очень срочно». Знакомая ситуация?

Дело не в том, что команда плохо работает. Просто за время проекта накапливается много информации, и она оказывается в разных местах: в таблицах, письмах, чатах, папках и заметках сотрудников.

В этой статье расскажем, как упростить сбор аналитической части грантового отчёта с помощью Workflowsoft. Покажем на примере, как организовать такой процесс, чтобы не собирать информацию в последний момент и не превращать подготовку отчёта в поиск потерянных файлов.

Как здесь может помочь Workflowsoft

С помощью Workflowsoft можно, без программирования, нарисовать процесс, в котором ответственный за определённые операции сотрудник вовремя получает напоминание о необходимости выполнить задачу и заполнить данные отчётности. После чего следующий сотрудник в цепочке также будет оповещен и не забудет сделать свою работу.

В процессе можно заранее указать:

• какие задачи нужно выполнить
• какова последовательность операций, что можно сделать параллельно
• кто отвечает за каждую задачу
• кто может подменить сотрудника, если он в отпуске или заболел
• в какие временные рамки необходимо уложиться при выполнении
• кого нужно автоматически проинформировать о выполнении или статусе
• какие данные нужно заполнить
• какие документы приложить
• кто должен проверить информацию
• что делать, если нужно что-то исправить

Шаг 1. Создаём процесс в Workflowsoft

Процесс в Workflowsoft – это шаблон, по которому будет запускаться согласование. Чтобы его создать:

• Откройте «Редактор процессов» и нажмите «Создать процесс»
• Введите название, например: «Подготовка аналитического отчёта по гранту»
• Затем нажмите «Создать процесс»

Перед вами появится схема из блоков. Каждый блок — это отдельный шаг процесса, он же — задача для сотрудника или группы.

Рекомендуем взять требования к отчёту и разложить их на понятные блоки и этапы. После этого будет проще определить, кто и за что возьмётся.

Например, можно создать такие задачи:

• заполнить информацию о проекте
• собрать данные по мероприятиям
• подготовить информацию по благополучателям
• собрать ссылки и фотографии
• проверить показатели
• подготовить текст отчёта
• согласовать итоговую версию

Между блоками настраиваются связи, условия и последовательность.

Представим, как это может выглядеть на практике. Система по счётчику времени запускает процесс и первому исполнителю назначается задача: подготовить чек-лист отчётных материалов. Как только он отмечает её выполненной, система создаёт следующую — для волонтёров, которым нужно собрать фото, отзывы и документы. После PR-специалист собирает публикации в СМИ и соцсетях и так далее.

Получается, сначала сотрудники собирают информацию по своим направлениям, а после этого координатор проверяет и объединяет все данные.

Шаг 2. Добавляем нужные поля для каждой задачи

В Workflowsoft в задаче можно заранее создать поля для информации, которую должен заполнить сотрудник: текст, число, дата и другие типы данных. Также можно назначить исполнителя или группу и добавить наблюдателей.

Шаг 3. Запускаем процесс

Когда процесс настроен, приступаем к запуску:

• Для этого нажмите на раздел «Главное»
• Затем на кнопку «Запустить процесс»
• Найдите нужный процесс и нажмите на него

Откроется стартовая форма – её также можно отдельно настроить и указать, что будет видеть сотрудник перед запуском. Заполните нужные поля и нажмите на кнопку «Запустить».

Шаг 4. Наблюдаем за выполняющимся процессом

После запуска появятся задачи, которые вы создали в режиме редактора. Они будут отображаться у исполнителей в списке задач «Назначено мне», у наблюдателей – в списке задач «Я участник».

Задачи показываются списком, как в таблице. Нажмите на любую — и откроется подробная карточка, где будут видны сроки, исполнитель, инициатор и наблюдатели.

Когда один этап завершён, автоматически начинается следующий. А если захочется понять, на каком шаге сейчас отчёт, — откройте карточку задачи, и увидите всю картину. Зелёным отмечены уже выполненные задачи/этапы, синим — те, что в работе.

 Шаг 5. Завершаем процесс

После того, как задачи в процессе будут выполнены, в списке задач будет показываться карточка завершённого процесса. Её можно открыть и посмотреть историю выполнения, комментарии и все внесённые данные.

Можно перейти в завершенную задачу и посмотреть, что в ней происходило. Это удобно, в ситуациях, когда приходит новый сотрудник или кто-то уходит в отпуск. Вся история видна, шаблон остается: в следующий раз можно просто запустить его снова или адаптировать под новые отчёты.